Bezüglich der Form und Dauer der Auf­be­wahrung von Rech­nun­gen haben sich keine materiell-rechtlichen Änderun­gen ergeben. So sind Papi­er- und elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen nach § 14b UStG 10 Jahre aufzube­wahren. Während des gesamten Auf­be­wahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkun­ft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Les­barkeit der Rech­nung gewährleis­tet wer­den (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG n.F.). Bei der elek­tro­n­is­chen Auf­be­wahrung von Rech­nun­gen hat die Spe­icherung der Inhalts- und For­matierungs­dat­en auf einem Daten­träger zu erfol­gen, der Änderun­gen nicht mehr zulässt. Eine Spe­icherung z.B. auf ein­er nur ein­mal beschreib­baren Dat­en-DVD oder -CD ist bere­its aus­re­ichend. Elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 8 UStG n.F. sind zwin­gend elek­tro­n­isch aufzube­wahren; eine auss­chließliche Auf­be­wahrung in Papier­form (als Aus­druck) ist für steuer­liche Zwecke nicht zuläs­sig, da hier­durch das Recht der Finanzbe­hörde auf Daten­zu­griff kon­terkari­ert würde ( § 147 Abs. 6 AO). Bei Papier­rech­nun­gen hat der Unternehmer hinge­gen die Wahl, ob er diese in Papier­form oder als Wieder­gabe auf einem Bildträger oder auf anderen Daten­trägern auf­be­wahrt; § 147 Abs. 2 AO ist zu beacht­en. Beim Ein­scan­nen von Papier­rech­nun­gen sind die Aus­führun­gen unter Abschnitt VII Buch­stabe b) Nr. 1 der” Grund­sätze ord­nungsmäßiger DV-gestützter Buch­führungssys­teme (GoBS)” zu beacht­en.

Ver­let­zt der Unternehmer seine Auf­be­wahrungspflicht­en nach § 14b UStG, kann dies als Ord­nungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geah­n­det wer­den. Der Anspruch auf Vors­teuer­abzug nach § 15 Abs.1 Nr. 1 UStG bleibt hier­von zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach den all­ge­meinen Grund­sätzen jedoch die objek­tive Fest­stel­lungslast für alle Tat­sachen, die den Anspruch begrün­den. Sind Unter­la­gen für den Vors­teuer­abzug unvoll­ständig oder nicht vorhan­den, kann das Finan­zamt die abziehbare Vors­teuer unter bes­timmten Voraus­set­zun­gen schätzen oder aus Bil­ligkeits­grün­den ganz oder teil­weise anerken­nen, sofern im Übri­gen die Voraus­set­zun­gen für den Vors­teuer­abzug vor­liegen.

 

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