Die Grund­sätze ord­nungsmäßiger Buch­führung verpflicht­en Einzel­händler, im Rah­men der Zumut­barkeit sämtliche Geschäftsvor­fälle ein­schließlich der über die Kasse bar vere­in­nahmten Umsätze einzeln aufzuze­ich­nen. Sofern ein Einzel­händler, der in seinem Betrieb im All­ge­meinen Waren von geringem Wert an ihm per­sön­lich nicht bekan­nte Kun­den über den Laden­tisch gegen Barzahlung verkauft, eine PC-Kasse ver­wen­det, die detail­lierte Infor­ma­tio­nen zu den einzel­nen Verkäufen aufze­ich­net und eine dauer­hafte Spe­icherung ermöglicht, so sind die damit bewirk­ten Einze­laufze­ich­nun­gen zumut­bar.
Der Bun­des­fi­nanzhof (BFH) hat mit seinem Urteil vom 16.12.2014 – X R 42/13 entsch­ieden, dass in einem solchen Fall die Finanzver­wal­tung nach § 147 Abs. 6 Abgabenord­nung (AO) im Rah­men ein­er Außen­prü­fung berechtigt ist, Zugriff auf die Kasseneinzel­dat­en zu nehmen. Zwar ste­ht es dem Steuerpflichti­gen frei, die Aufze­ich­nungsmit­tel zu wählen, und er kann auch entschei­den, ob er seine Waren­verkäufe manuell oder unter Zuhil­fe­nahme tech­nis­ch­er Hil­f­s­mit­tel – wie eben ein­er elek­tro­n­is­chen Reg­istri­er- oder PC-Kasse – erfasst. Sofern er sich aber für ein Kassen­sys­tem entschei­det, das sämtliche Kassen­vorgänge einzeln und detail­liert aufze­ich­net sowie diese spe­ichert, kann er sich nicht auf die Unzu­mut­barkeit der Aufze­ich­nungsverpflich­tung berufen und muss seine Aufze­ich­nun­gen auch auf­be­wahren.
Die Finanzbe­hörde hat im Rah­men ein­er Außen­prü­fung auch das Recht, die mith­il­fe des Daten­ver­ar­beitungssys­tems (PC-Kasse) erstell­ten Dat­en auf einem maschinell ver­w­ert­baren Daten­träger zur Prü­fung anzu­fordern.

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