Ab dem 1.1.2017 müssen Unter­la­gen im Sinne des § 147 Abs. 1 Abgabenord­nung (AO), die mit­tels elek­tro­n­is­ch­er Reg­istri­erkassen, Waa­gen mit Reg­istri­erkassen­funk­tion, Tax­am­e­tern und Wegstrecken­zäh­ler erstellt wor­den sind, für die Dauer der Auf­be­wahrungs­frist jed­erzeit ver­füg­bar, unverzüglich les­bar und maschinell auswert­bar auf­be­wahrt wer­den. Das Gesetz zum Schutz vor Manip­u­la­tio­nen an dig­i­tal­en Grun­daufze­ich­nun­gen vom 22.12.2016 sieht eine Einze­laufze­ich­nungspflicht vor. Dies bedeutet, dass aufze­ich­nungspflichtige Geschäftsvor­fälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhal­ten sowie aufzuze­ich­nen und aufzube­wahren sind, sodass sich die einzel­nen Geschäftsvor­fälle in ihrer Entste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen lassen kön­nen. Eine Aus­nahme von der Einze­laufze­ich­nungspflicht beste­ht nur bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekan­nten Per­so­n­en gegen Barzahlung.
Ab dem 1.1.2018 wird zudem die Möglichkeit der Kassen-Nach­schau einge­führt, ein eigen­ständi­ges Ver­fahren zur zeit­na­hen Aufk­lärung steuer­erhe­blich­er Sachver­halte u. a. im Zusam­men­hang mit der ord­nungs­gemäßen Erfas­sung von Geschäftsvor­fällen.
Elek­tro­n­is­che Aufze­ich­nungssys­teme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zer­ti­fizierte tech­nis­che Sicher­heit­sein­rich­tung ver­fü­gen, die aus einem Sicher­heitsmod­ul, einem Spe­icher­medi­um und ein­er dig­i­tal­en Schnittstelle beste­ht. Das Sicher­heitsmod­ul gewährleis­tet die Pro­tokol­lierung von Kasseneingaben mit Beginn des Aufze­ich­nungsvor­gangs ohne unerkennbare Verän­derungsmöglichkeit. Auf dem Spe­icher­medi­um wer­den die Einze­laufze­ich­nun­gen für die Dauer der geset­zlichen Auf­be­wahrungs­frist gespe­ichert. Die dig­i­tale Schnittstelle gewährleis­tet eine rei­bungslose Datenüber­tra­gung, z. B. für Prü­fungszwecke.

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