Mit Stand April 2017 hat die Ober­fi­nanzdi­rek­tion Nieder­sach­sen das Merk­blatt zur Ord­nungsmäßigkeit der Kassen­buch­führung – Infor­ma­tion für Ange­hörige der steuer­ber­a­ten­den Berufe (AdStB) und das Merk­blatt zur Ord­nungsmäßigkeit der Kassen­buch­führung – Infor­ma­tion für Unternehmen veröf­fentlicht.
Das Merk­blatt für AdStB enthält Infor­ma­tio­nen zur Einze­laufze­ich­nungspflicht, zum Daten­zu­griff bei Außen­prü­fun­gen mit elek­tro­n­is­chen Kassendat­en, zu den rechtlichen und tech­nis­chen Anforderun­gen an elek­tro­n­is­che Aufze­ich­nungssys­teme (PC-Kasse und Reg­istri­erkasse), zur Anforderung an die Aufze­ich­nung der Kassenein­nah­men und der Kasse­naus­gaben ohne Ein­satz eines elek­tro­n­is­chen Kassen­sys­tems (offene Ladenkasse) sowie zu den Fol­gen von nicht ord­nungs­gemäßer Buch­führung.
Ziel ist es, dass dem Finan­zamt entsprechend § 147 Abs. 6 Abgabenord­nung zu Beginn der Prü­fung regelmäßig ein Daten­träger mit maschinell auswert­baren Einzel­dat­en aller vorhan­de­nen Kassen zur Ver­fü­gung gestellt wird.
Die rechtliche Verpflich­tung zur Einzel­daten­spe­icherung beste­ht für alle Aufze­ich­nungssys­teme, mit deren Hil­fe Geschäftsvor­fälle aufgeze­ich­net wer­den.
Alle aufze­ich­nungspflichti­gen elek­tro­n­is­chen Einzel­dat­en müssen während der Auf­be­wahrungs­frist von zehn Jahren jed­erzeit ver­füg­bar, unverzüglich les­bar und maschinell auswert­bar auf­be­wahrt wer­den. Diese Dat­en soll­ten so in einem elek­tro­n­is­chen Jour­nal gespe­ichert wer­den, dass nachträgliche spur­lose Verän­derun­gen unmöglich sind (z. B. durch eine Sicherung mit fort­laufend­er Transak­tions- oder Sequen­znum­mer).
Aus­nahm­sweise kann die Aufze­ich­nung jedes einzel­nen Geschäftsvor­falls unzu­mut­bar sein. Sofern Waren an eine unbes­timmte Vielzahl nicht bekan­nter und auch nicht fest­stell­bar­er Per­so­n­en verkauft wer­den, kann es im Einzelfall aus­re­ichen, die Kassenein­nah­men lediglich sum­marisch aufzuze­ich­nen. Beste­hen Zweifel, ob Einze­laufze­ich­nun­gen zumut­bar sind, kann der Sachver­halt dem Finan­zamt dargelegt und eine Stel­lung­nahme erbeten wer­den.
Die Infor­ma­tion für Unternehmen stellt die fol­gen­den zwei Punk­te in den Mit­telpunkt:
1. Was muss beim Ein­satz eines elek­tro­n­is­chen Aufze­ich­nungssys­tems aufgeze­ich­net und auf­be­wahrt wer­den?
2. Anforderung an die Aufze­ich­nung der Kassenein­nah­men und der Kasse­naus­gaben ohne Ein­satz eines elek­tro­n­is­chen Kassen­sys­tems („offene Ladenkasse“).
Ist die Kassen­führung nicht ord­nungs­gemäß, kann das Finan­zamt die Besteuerungs­grund­la­gen schätzen. Sofern die Finanzbe­hörde darüber hin­aus durch Schlüs­sigkeitsver­probun­gen Umsatzd­if­feren­zen oder andere Auf­fäl­ligkeit­en fest­stellt, die nicht aufgek­lärt wer­den kön­nen, fol­gt daraus regelmäßig auch ein Steuer­strafver­fahren.
Kassen­ver­trieb­sun­ternehmen wer­ben bei ihren Kun­den teil­weise mit der Unter­stützung bei Manip­u­la­tio­nen an elek­tro­n­is­chen Aufze­ich­nungssys­te­men. Gele­gentlich haben IT-Kassen­di­en­stleis­ter Kassen­pro­gramme manip­uliert oder unmit­tel­bar vor dem Ausle­sen von Kassen bei ein­er Prü­fung Spe­icher­in­halte gelöscht. Solche Ein­griffe kön­nen eine Straf­barkeit wegen Urkun­de­nun­ter­drück­ung oder Steuer­hin­terziehung für den Unternehmer und den IT-Kassen­di­en­stleis­ter nach sich ziehen.
Ergänzend wird auf das Schreiben des Bun­des­fi­nanzmin­is­teri­ums vom 26.11.2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004–07 – (2010/0946087) zur Auf­be­wahrung dig­i­taler Unter­la­gen hingewiesen.

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