Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manip­u­la­tio­nen an dig­i­tal­en Grun­daufze­ich­nun­gen“ wur­den eine
ganze Rei­he von Vorschriften einge­führt, die Betrug und Manip­u­la­tio­nen an elek­tro­n­is­chen
Kassen­sys­te­men erschw­eren sollen. Diese gel­ten grund­sät­zlich ab dem Jahr 2020. Die soge­nan­nte
Kassen­nach­schau gilt bere­its seit dem 01.01.2018. Die Finanzver­wal­tung hat mit Datum vom
29.05.2018 hierzu einen Anwen­dungser­lass bekan­nt­gegeben. Danach ist Fol­gen­des zu beacht­en:
· Das Finan­zamt erhält das Recht, außer­halb ein­er Außen­prü­fung ohne vorherige Ankündi­gung
die Ord­nungsmäßigkeit der Aufze­ich­nun­gen und Buchun­gen der Kassenein­nah­men und
Kasse­naus­gaben vor Ort zu über­prüfen. Dazu gehört auch die Über­prü­fung des
ord­nungs­gemäßen Ein­satzes der elek­tro­n­is­chen Kassen.
· Die Kassen­nach­schau wird durch einen mit der Prü­fung betraut­en Amt­sträger durchge­führt. Hier
sollte man sich vor Prü­fungs­be­ginn den Ausweis und die schriftliche Ermäch­ti­gung zur
Kassen­nach­schau (schriftlichen Prü­fungsauf­trag) zeigen lassen.
· Die Nach­schau find­et grund­sät­zlich nur auf den Geschäfts­grund­stück­en und in den
Geschäft­sräu­men des Steuerpflichti­gen während der üblichen werk­täglichen Geschäfts- und
Arbeit­szeit­en statt. Bei bes­timmten Branchen auch am Woch­enende. Die Kassen-Nach­schau
kann auch außer­halb der Geschäft­szeit­en vorgenom­men wer­den, wenn im Unternehmen noch
oder schon gear­beit­et wird. Hin­weis: Wohn­räume dür­fen ohne die Zus­tim­mung des
Steuerpflichti­gen nicht betreten wer­den, es sei denn, dass eine drin­gende Gefahr für die
öffentliche Sicher­heit und Ord­nung beste­hen würde, z.B. bei Anze­ichen von
Ver­dunkelungs­ge­fahr.
· Ist der Unternehmer selb­st oder sein geset­zlich­er Vertreter nicht anwe­send, aber Per­so­n­en, von
denen angenom­men wer­den kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und
Benutzungsrechte des Kassen­sys­tems des Unternehmers ver­fü­gen, hat der Amt­sträger sich
gegenüber diesen Per­so­n­en auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nach­schau
aufzu­fordern. Es sollte daher für den Fall ein­er möglichen Kassen­nach­schau ein konkreter
Ansprech­part­ner fes­tlegt wer­den, an den sich der Prüfer wen­den darf.
· Dem Prüfer ist ein Zugang zum Kassen­sys­tem zu gewähren und die Auswer­tung der Dat­en zu
ermöglichen. Es sind alle Aufze­ich­nun­gen, Büch­er sowie die für die Kassen­führung erhe­blichen
son­sti­gen Organ­i­sa­tion­sun­ter­la­gen (z. B. Bedi­enungs- und Pro­gram­mier­an­leitun­gen) über die
der Kassen­nach­schau unter­liegen­den Sachver­halte und Zeiträume vorzule­gen und Auskün­fte zu
erteilen.
· Der Amt­sträger kann u.a. zur Prü­fung der ord­nungs­gemäßen Kasse­naufze­ich­nun­gen einen sog.
„Kassen­sturz” ver­lan­gen, da die Kassen­sturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgle­ich) ein wesentlich­es Ele­ment
der Nach­prüf­barkeit von Kasse­naufze­ich­nun­gen jed­wed­er Form darstellt. Dies bed­ingt die
Vor­lage eines täglich geführten, kassen­sturzfähi­gen Kassen­buchs. Bei offe­nen Ladenkassen wird
der Prüfer einen Kassen­sturz ver­lan­gen und die Aufze­ich­nun­gen der Vortage über­prüfen.

· Bei elek­tro­n­is­chen Kassen darf der Prüfer eine Über­mit­tlung der Dat­en ver­lan­gen. Die Prü­fung
und Auswer­tung der Dat­en kann danach im Amt erfol­gen.
· Die Kasse soll nach den Grund­sätzen zur ord­nungsmäßi­gen Führung und Auf­be­wahrung von
Büch­ern, Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­n­is­ch­er Form sowie zum Daten­zu­griff
(GoBD) auch Bestandteil ein­er Ver­fahrens­doku­men­ta­tion sein, in der die gesamten Abläufe der
Buch­hal­tung ein­schließlich der Vor- und Neben­sys­teme abge­bildet wer­den. In dieser ist der
Prozess „Kasse“ darzustellen. Zudem ist über ein internes Kon­troll­sys­tem (IKS) sicherzustellen
und zu kon­trol­lieren, dass die Bedi­enung der Kassen­sys­teme nur vom befugten und geschul­ten
Per­son­al erfol­gt. Die Ver­fahrens­doku­men­ta­tion ist zwar lt. Gesetz bei der Kassen­nach­schau
nicht vorzule­gen. Es ist aber zu empfehlen, diese vorzuhal­ten, um dem Prüfer einen schnelleren
Ein­blick in den Kassen­prozess zu ermöglichen.
· Falls es bei der Kassen­führung zu Bean­stan­dun­gen kommt, kann sofort zu ein­er Außen­prü­fung
überge­gan­gen wer­den. Diese umfasst dann alle betrieblichen Unter­la­gen und elek­tro­n­is­chen
Dat­en. Auf die Möglichkeit des Über­gangs zur Außen­prü­fung muss der Prüfer vorher aber
schriftlich hingewiesen haben.
· Auch die soge­nan­nte verdeck­te Kassen­nach­schau ist zuläs­sig, bei der die Kassenbe­di­enung in
den der Öffentlichkeit zugängi­gen Geschäft­sräu­men beobachtet wird, ohne dass sich der Prüfer
ausweisen muss. Eben­so sind Testkäufe zuläs­sig.
· Wird durch die Kassen­nach­schau nachgewiesen, dass das Kassen­sys­tem schw­er­wiegende
Män­gel aufweist, kann dies dazu führen, dass das Finan­zamt die Ord­nungsmäßigkeit der
Buch­führung ver­wirft und die Besteuerungs­grund­la­gen schätzt.