Die OFD Karl­sruhe hat in ihrer Ver­fü­gung vom 7.8.2020 zusam­menge­fasst, wann eine Kassen(buch)führung den geset­zlichen Anforderun­gen entspricht (S 0315-St 42).
Die Grund­sätze ord­nungs­gemäßer Buch­führung erfordern prinzip­iell die Aufze­ich­nung jedes einzel­nen Geschäftsvor­falls – also jed­er Betrieb­sein­nahme und Betrieb­saus­gabe, jed­er Ein­lage und Ent­nahme in einem Umfang, der einem sachver­ständi­gen Drit­ten in angemessen­er Zeit eine lück­en­lose Über­prü­fung der Grund­la­gen, des Inhalts, der Entste­hung, Abwick­lung sowie Bedeu­tung des jew­eili­gen Geschäftsvor­falls für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur
die Aufze­ich­nung der in Geld beste­hen­den Gegen­leis­tung, son­dern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Ver­tragspart­ners.
Der Grund­satz der Einze­laufze­ich­nungspflicht ergibt sich aus den umsatzs­teuer­rechtlichen Vorschriften (§ 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Er gilt nicht nur für Buch­führungspflichtige, son­dern auch
für Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­n­er. Für jeden Geschäftsvor­fall ist die Zahlungsart festzuhal­ten. Im Kassen­buch sind nur Barum­sätze zu erfassen. Unbare Zahlun­gen (Kreditkarte/E C‑Umsätze etc.) sind sep­a­rat abzu­bilden.
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekan­nten Per­so­n­en gegen Barzahlung kann die Einze­laufze­ich­nung unzu­mut­bar sein. Die Einze­laufze­ich­nungspflicht ent­fällt, wenn eine offene Ladenkasse zum Ein­satz kommt. Eine Pflicht zur Ver­wen­dung ein­er Reg­istri­erkasse
beste­ht nicht.
Ist die Einze­laufze­ich­nung nicht zumut­bar, müssen die Barein­nah­men anhand eines soge­nan­nten Kassen­berichts nachgewiesen wer­den. Auch bei einem Kassen­bericht müssen die erk­lärten Betrieb­sein­nah­men auf ihre Voll­ständigkeit und Richtigkeit über­prüf­bar sein. Für die Anfer­ti­gung
eines Kassen­berichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbe­stand ein­schließlich Hart­geld – unab­hängig vom Auf­be­wahrung­sort des Geldes (z.B. Tre­sorgeld, Hand­kassen der Kell­ner,
Wech­sel­geld, Por­tokasse etc.) täglich zu zählen.
Ab 1.1.2017 dür­fen nur noch solche elek­tro­n­is­chen Reg­istri­erkassen ver­wen­det wer­den, die eine kom­plette Spe­icherung aller steuer­lich rel­e­van­ten Dat­en – ins­beson­dere Journal‑, Auswertungs‑,
Pro­gram­mi­er- und Stam­m­datenän­derungs­dat­en (z.B. Artikel preisän­derun­gen, Nutzerken­nung) – ermöglichen. Jedes Unternehmen, das ein solch­es Aufze­ich­nungs­gerät in Betrieb nimmt, muss
dies inner­halb eines Monats nach Anschaf fung dem Finan­zamt auf amtlich vorgeschrieben­em Vor­druck mit­teilen.
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manip­u­la­tio­nen an dig­i­tal­en Grun­daufze­ich­nun­gen vom 22.12.2016 wurde nicht nur das Instru­ment „Kassen­nach­schau“, son­dern auch der § 146a AO einge­führt. Hier wird fest­gelegt, dass jedes elek­tro­n­is­che Aufze­ich­nungssys­tem und die damit
vorgenomme­nen dig­i­tal­en Aufze­ich­nun­gen durch eine zer­ti­fizierte tech­nis­che Sicher­heit­sein­rich­tung (= TSE) zu schützen sind.
In der Kassen­sicherungsverord­nung ist geregelt, wie die TSE aus­gestal­tet sein muss. Sie beste­ht aus einem Sicher­heitsmod­ul, einem Spe­icher­medi­um und ein­er ein­heitlichen dig­i­tal­en Schnittstelle. Das Bun­desmin­is­teri­um der Finanzen (BMF) hat für die Instal­la­tion dieser Sicher­heit­sein­rich­tung eine Über­gangs­frist bis zum 30.9.2020 eingeräumt. Zahlre­iche
Bun­deslän­der haben diese Frist wegen der Coro­na-Krise bis 31.3.2021 ver­längert.
Wie die Kosten der erst­ma­li­gen Imple­men­tierung der TSE steuer­lich zu behan­deln sind, ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 21.8.2020. Aus Vere­in­fachungs­grün­den wird von der Finanzver­wal­tung nicht bean­standet, wenn die Kosten sofort in voller Höhe als Betrieb­saus­gaben abge­zo­gen wer­den.

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