Mit Stand April 2017 hat die Oberfinanzdirektion Niedersachsen das Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung – Information für Angehörige der steuerberatenden Berufe (AdStB) und das Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung – Information für Unternehmen veröffentlicht.
Das Merkblatt für AdStB enthält Informationen zur Einzelaufzeichnungspflicht, zum Datenzugriff bei Außenprüfungen mit elektronischen Kassendaten, zu den rechtlichen und technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (PC-Kasse und Registrierkasse), zur Anforderung an die Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und der Kassenausgaben ohne Einsatz eines elektronischen Kassensystems (offene Ladenkasse) sowie zu den Folgen von nicht ordnungsgemäßer Buchführung.
Ziel ist es, dass dem Finanzamt entsprechend § 147 Abs. 6 Abgabenordnung zu Beginn der Prüfung regelmäßig ein Datenträger mit maschinell auswertbaren Einzeldaten aller vorhandenen Kassen zur Verfügung gestellt wird.
Die rechtliche Verpflichtung zur Einzeldatenspeicherung besteht für alle Aufzeichnungssysteme, mit deren Hilfe Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden.
Alle aufzeichnungspflichtigen elektronischen Einzeldaten müssen während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Diese Daten sollten so in einem elektronischen Journal gespeichert werden, dass nachträgliche spurlose Veränderungen unmöglich sind (z. B. durch eine Sicherung mit fortlaufender Transaktions- oder Sequenznummer).
Ausnahmsweise kann die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unzumutbar sein. Sofern Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, kann es im Einzelfall ausreichen, die Kasseneinnahmen lediglich summarisch aufzuzeichnen. Bestehen Zweifel, ob Einzelaufzeichnungen zumutbar sind, kann der Sachverhalt dem Finanzamt dargelegt und eine Stellungnahme erbeten werden.
Die Information für Unternehmen stellt die folgenden zwei Punkte in den Mittelpunkt:
1. Was muss beim Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems aufgezeichnet und aufbewahrt werden?
2. Anforderung an die Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und der Kassenausgaben ohne Einsatz eines elektronischen Kassensystems („offene Ladenkasse“).
Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, folgt daraus regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.
Kassenvertriebsunternehmen werben bei ihren Kunden teilweise mit der Unterstützung bei Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungssystemen. Gelegentlich haben IT-Kassendienstleister Kassenprogramme manipuliert oder unmittelbar vor dem Auslesen von Kassen bei einer Prüfung Speicherinhalte gelöscht. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit wegen Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung für den Unternehmer und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.
Ergänzend wird auf das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004-07 – (2010/0946087) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen hingewiesen.