Die OFD Karlsruhe hat in ihrer Verfügung vom 7.8.2020 zusammengefasst, wann eine
Kassen(buch)führung den gesetzlichen Anforderungen entspricht (S 0315-St 42).
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfordern prinzipiell die Aufzeichnung jedes
einzelnen Geschäftsvorfalls – also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage
und Entnahme in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine
lückenlose Überprüfung der Grundlagen, des Inhalts, der Entstehung, Abwicklung sowie
Bedeutung des jeweiligen Geschäftsvorfalls für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur
die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des
Geschäfts und des Namens des Vertragspartners.
Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich aus den umsatzsteuerrechtlichen
Vorschriften (§ 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch
für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Für jeden Geschäftsvorfall ist die Zahlungsart
festzuhalten. Im Kassenbuch sind nur Barumsätze zu erfassen. Unbare Zahlungen
(Kreditkarte/E C-Umsätze etc.) sind separat abzubilden.
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung kann
die Einzelaufzeichnung unzumutbar sein. Die Einzelaufzeichnungspflicht entfällt, wenn eine
offene Ladenkasse zum Einsatz kommt. Eine Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse
besteht nicht.
Ist die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten
Kassenberichts nachgewiesen werden. Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten
Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein. Für die Anfertigung
eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld –
unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z.B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner,
Wechselgeld, Portokasse etc.) täglich zu zählen.
Ab 1.1.2017 dürfen nur noch solche elektronischen Registrierkassen verwendet werden, die eine
komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-,
Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikel preisänderungen, Nutzerkennung) –
ermöglichen. Jedes Unternehmen, das ein solches Aufzeichnungsgerät in Betrieb nimmt, muss
dies innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt auf amtlich vorgeschriebenem
Vordruck mitteilen.
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom
22.12.2016 wurde nicht nur das Ins trument „Kassennachschau“, sondern auch der § 146a AO
eingeführt. Hier wird festgelegt, dass jedes elektronische Aufzeichnungssystem und die damit
vorgenommenen digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische
Sicherheitseinrichtung (= TSE) zu schützen sind.
In der Kassensicherungsverordnung ist geregelt, wie die TSE ausgestaltet sein muss. Sie
besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen
Schnittstelle. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat für die Installation dieser
Sicherheitseinrichtung eine Übergangsfrist bis zum 30.9.2020 eingeräumt. Zahlreiche
Bundesländer haben diese Frist wegen der Corona-Krise bis 31.3.2021 verlängert.
Wie die Kosten der erstmaligen Implementierung der TSE steuerlich zu behandeln sind, ergibt
sich aus dem BMF-Schreiben vom 21.8.2020. Aus Vereinfachungsgründen wird von der
Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Kosten sofort in voller Höhe als
Betriebsausgaben abgezogen werden.