Ab 2025 beginnt die Verpflichtung zur Entgegennahme und Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen). Diese Regelung hat der Gesetzgeber ins Umsatzsteuergesetz aufgenommen, um zum einen dem Umsatzsteuerbetrug entgegenzuwirken, zum anderen um die Digitalisierung voranzubringen. Jeder Unternehmer – und damit auch jeder Landwirt– ist verpflichtet, solche E-Rechnungen zu verwenden, sei es als Aussteller oder als Empfänger. Dies gilt unabhängig davon, ob der Unternehmer aktiv oder passiv (z. B. als Verpächter) tätig ist. Daher sind eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den elektronischen Anforderungen und eine entsprechende Vorbereitung sinnvoll und notwendig.
Derzeit werden Rechnungen in der Regel mit Textverarbeitungsprogrammen geschrieben, teilweise werden auch Fakturierungsprogramme genutzt. Die erstellten Rechnungen werden dann als Ausdruck an den Empfänger versendet; entweder per Brief oder per Mail als pdf-Datei. Die neue E-Rechnung wird grundsätzlich auch per E-Mail verschickt. Dabei handelt sich aber nunmehr um einen strukturierten (standardisierten) Datensatz, der verschickt wird. Er ist für sich gesehen (ohne ein erläuterndes Belegbild) für das menschliche Auge nicht lesbar. Für die allermeisten von uns ist es ungewohnt: In Zukunft ist dieser strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal. Er kann beim Empfänger medienbruchfrei weiterverarbeitet werden. Eintippen, Scannen oder sonstige
Übernahme dieser Daten erfolgen nicht, sodass die Fehleranfälligkeit erheblich sinken wird.
Ab 2025 sind E-Rechnungen grundsätzlich immer dann verpflichtend zu verwenden, wenn Leistungen von einem Unternehmer an einen anderen Unternehmer erbracht werden und beide in Deutschland ansässig sind. Keine E-Rechnung muss man bei Kleinbeträgen bis 250 € brutto, bestimmten steuerfreien Leistungen oder bei Rechnungen an Endverbraucher, also Privatpersonen, erstellen.
Die E-Rechnungen müssen in einem speziell vom Gesetzgeber vorgegebenen elektronischen Format erstellt werden. Derzeit setzen sich zwei Ausprägungen durch. Zum einen ist dies das Format X-Rechnung, welches von der öffentlichen Hand schon verwendet wird. Hier gibt es ausschließlich einen strukturierten Datensatz; ein Belegbild dieser Daten, welches mit einer Papierrechnung vergleichbar wäre, wird nicht erzeugt. Dagegen sieht das Format ZUGFeRD neben dem strukturierten Datensatz auch ein pdf-Dokument als ergänzendes Belegbild vor. Eine Rechnung ausschließlich im pdf-Format stellt ab 2025 keine E-Rechnung mehr dar.
Während einer Übergangsphase bis zum 31.12.2026 kann jedoch eine Rechnung noch nach dem alten Format erstellt werden, wenn der Empfänger dem zustimmt. Es ist möglich, sogar noch ein Jahr länger Rechnungen in Papierform auszustellen, wenn der eigene Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Ab 2028 müssen dann sämtliche Rechnungen in dem neuen Format als ERechnung erstellt werden. Allerdings ist man als Unternehmer bereits ab 2025 ohne Übergangsfrist zum Empfang von ERechnungen verpflichtet. Deshalb muss die eigene Software ab 2025 darauf ausgerichtet sein, solche
Rechnungen empfangen zu können.
Die Zeit drängt und derzeit ist nicht absehbar, ob der Gesetzgeber die Übergangsfristen verlängern wird, daher empfiehlt sich eine frühzeitige Vorbereitung auf das neue Format.
Einführung der E-Rechnung im Unternehmen
Die Pflicht zur Einführung der elektronischen Rechnung ist für viele ein Anlass, ihre Arbeitsprozesse rechtzeitig zu optimieren. Wir haben einige Hinweise zusammengetragen, um Sie bei der erfolgreichen Einführung in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Die Gestaltung neuer Prozesse ist immer eine
Herausforderung und wird sicherlich Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Die Bereitschaft zur Veränderung ist dabei unerlässlich und ein frühzeitiges Beginnen bringt viele Vorteile mit sich. Denn die elektronische Rechnung setzt einen neuen Standard. Je strukturierter Sie die Einführung angehen, desto reibungsloser gestaltet sich die Realisierung.
Gehen Sie deshalb Schritt für Schritt vor: Analysieren Sie zunächst Ihre internen Abläufe und passen Sie diese falls nötig an. In diesem Zug sollten Sie auch verantwortliche Mitarbeitende benennen. Sind die Prozesse optimiert, können Sie Rechnungseingang und Rechnungsausgang der E-Rechnung
umsetzen. Für eine erfolgreiche Einführung sollten alle beteiligten Mitarbeitenden geschult und die Prozesse dokumentiert werden.
Vorteile der elektronischen Rechnung
Effiziente Arbeitsabläufe
Durch digitale Belege entstehen medienbruchfreie Arbeitsprozesse – und der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen kann sich spürbar beschleunigen.
Weniger Zeitaufwand
Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen. Die Zeit lässt sich für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.
Niedrigere Kosten
Mit elektronischen Rechnungsprozessen lassen sich langfristig Kosten gegenüber Rechnungen auf Papier sparen: Denn Kosten für Papier, Druck oder Versand entfallen.
Mehr Transparenz
Über die elektronischen Ablagesysteme sind Belege jederzeit verfügbar. Unternehmer und Mitarbeitende sind stets auskunftsfähig. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden wird verbessert.
Optimiertes Cash-Management
Schneller bearbeitete Rechnungen ermöglichen Skontoabzug – schneller zugestellte Rechnungen beschleunigen den Zahlungseingang.