Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 sind die Regeln zu elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) gesetzlich verankert worden. Am 15.10.2024 hat das BMF nun ein Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Die wichtigsten Regelungen und Neuerungen finden Sie im Überblick:
Ziel ist die Einführung der obligatorischen E-Rechnung in Deutschland ab dem 01.01.2025 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Umsätze). Die Regelung zielt auf die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs ab. Sie ersetzt bisherige Papierrechnungen und PDF-Rechnungen durch ein strukturiertes elektronisches Format, das ma-schinell lesbar und verarbeitbar ist.
Ab dem 01.01.2025 muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format (z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Diese Formate ermöglichen eine elektronische Verar-beitung ohne Medienbruch. Papierrechnungen oder (einfache) PDF-Rechnungen (auch gescannte Papierbelege) gelten voran als sonstige Rechnungen und stellen keine E-Rechnungen dar.
Verpflichtet zur Erstellung von E-Rechnungen sind Unternehmer bei steuerbaren Leistungen an andere inländi-sche Unternehmer (B2B). Diese Pflicht gilt auch für Gutschriften, Rechnungen von Kleinunternehmern und auch für pauschalierende Landwirte (§ 24 UStG).
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. steuerfreie Vermietungs- oder Verpach-tungsumsätze), Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Nicht-Unternehmer sowie Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Solche Rechnungen können auch in Papierform oder als einfache elektronische Da-tei (z. B. PDF) ausgestellt werden.
Hinweis
Inzwischen hat der Gesetzgeber das Jahressteuergesetz 2024 verabschiedet. Kleinunternehmer sind danach auch nach Ablauf der Übergangsfrist von der E-Rechnungsstellung befreit, denn ihre Umsätze gelten als steuerfreie Um-sätze. Als Kleinunternehmer zählt, wer im vergangenen Jahr nicht mehr als 25.000 € und im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 € Umsatz erwirtschaftet hat.
Die Finanzverwaltung äußert sich nunmehr auch zu Verträgen als E-Rechnungen: Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, kann der zugrundeliegende Vertrag als Anhang in der E-Rechnung aufgenommen werden. Bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverhältnissen) ist es ausreichend, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Änderungen brauchen erst zu erfolgen, wenn sich die Pflichtangaben ändern (z. B. bei einer Mieterhöhung). Für vor dem 01.01.2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Bis Ende 2026 sind bekanntermaßen Papierrechnungen und nichtstrukturierte elektronische Rechnungen (z. B. PDFs) noch zulässig. Für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 € im Jahr 2026 gilt diese Frist bis Ende 2027. Ab dem 01.01.2028 sind alle Unternehmer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet. Werden Gutschriften ausgestellt, gilt für die Prüfung der Übergangsregelung die Grenze von 800.000 € aus der Sicht des Gutschrift-Ausstellers.
Nur ordnungsgemäße E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. In der Übergangszeit sind die jeweils zu-lässigen Papierbelege ausreichend. Ab 2028 ist eine E-Rechnung für den Vorsteuerabzug notwendig. Die Rechnungsangaben der E-Rechnung sind bindend, auch dann, wenn es ein menschenlesbares Dokument mit abweichenden Angaben gibt.
Die E-Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen, unveränderten Form aufbewahrt werden, sodass eine maschi-nelle Auswertung durch die Finanzbehörden möglich ist. Es gelten die regulären Aufbewahrungsfristen. Das Aus-drucken der E-Rechnung und Ablegen als Papierbeleg ist keine zulässige Aufbewahrungsform.
Hinweis
Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen bereits ab 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen, z. B. über das Einrichten einer E-Mail-Adresse, denn anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ge-knüpft. Als Steuerpflichtiger sollte man sich dieser Thematik stellen. Wer frühzeitig beginnt, profitiert eher von den sich daraus ergebenen Vorteilen und Effizienzen, auch wenn der Umstellungsprozess mit Aufwand verbunden ist. Dies umfasst die Implementierung entsprechender Software-Lösungen, die am besten auf die Software-Lösung des Steuerberaters/der Buchstelle abgestimmt ist, um Medienbrüche zu vermeiden und einen durchgängigen Datenfluss zu ermöglichen.