Der BFH hat kürzlich eine für die Praxis bedeutsame Entscheidung getroffen, die die zunehmende Digitalisierung und die damit verbundenen steuerlichen Pflichten betrifft. Im Mittelpunkt steht die Frage, ob und in welchem Umfang E-Mails im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung vorzulegen sind. Dem lag folgender Sachverhalt zugrunde: Das Finanzamt hatte im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage sämtlicher steuerlich relevanter Unterlagen verlangt, darunter auch E-Mails.
Streitig war nun, ob die E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung gelten und damit aufbewahrungspflichtig sind. Zu den Handels- und Geschäftsbriefen zählen grundsätzlich u. a. Angebote, Bestellungen, Verträge und Vereinbarungen, aber auch Lieferscheine und Auftragsbestätigungen.
Der BFH entschied, dass E-Mails jedenfalls dann aufbewahrungspflichtig sind, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten. Darunter fallen auch digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen. Weiterhin führten die Richter aus, dass die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung tatsächlich die Vorlage sämtlicher steuerlich relevanter E-Mails verlangen darf.
Nicht zulässig dagegen sei die Anforderung eines „Gesamtjournals“, welches alle E-Mails umfasst, einschließlich solcher ohne steuerlichen Bezug. Eine solche Pflicht würde über die gesetzlichen Grundlagen hinausgehen. Unternehmen müssen danach sicherstellen, dass steuerlich relevante E-Mails revisionssicher archiviert werden. Es empfiehlt sich eine systematische Organisation mit klaren Prozessen zur Identifikation und Speicherung steuerlicher E-Mails, etwa in Form von Ordnerstrukturen.
Zu beachten sind des Weiteren datenschutzrechtliche Bestimmungen: Private E-Mails oder rein interne Kommunikationen ohne steuerlichen Bezug sind nicht vorzulegen.
Hinweis:
Die Entscheidung des BFH verdeutlicht, dass die Digitalisierung auch die steuerlichen Pflichten verändert. Unternehmen müssen ihre Dokumentations- und Archivierungsprozesse anpassen, um den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden. Prüfen Sie Ihre Archivierungssysteme und stellen Sie fest, ob die steuerlich relevanten E-Mails bei Ihnen wirklich auffindbar und auch gespeichert sind.
Quelle: BFH, Beschluss vom 30. April 2025, XI R 15/23, IStR 2025, S. 785