Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verpflichten Einzelhändler, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Sofern ein Einzelhändler, der in seinem Betrieb im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihm persönlich nicht bekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkauft, eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, so sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen zumutbar.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit seinem Urteil vom 16.12.2014 – X R 42/13 entschieden, dass in einem solchen Fall die Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt ist, Zugriff auf die Kasseneinzeldaten zu nehmen. Zwar steht es dem Steuerpflichtigen frei, die Aufzeichnungsmittel zu wählen, und er kann auch entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel – wie eben einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse – erfasst. Sofern er sich aber für ein Kassensystem entscheidet, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet sowie diese speichert, kann er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und muss seine Aufzeichnungen auch aufbewahren.
Die Finanzbehörde hat im Rahmen einer Außenprüfung auch das Recht, die mithilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.