Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ wurden eine
ganze Reihe von Vorschriften eingeführt, die Betrug und Manipulationen an elektronischen
Kassensystemen erschweren sollen. Diese gelten grundsätzlich ab dem Jahr 2020. Die sogenannte
Kassennachschau gilt bereits seit dem 01.01.2018. Die Finanzverwaltung hat mit Datum vom
29.05.2018 hierzu einen Anwendungserlass bekanntgegeben. Danach ist Folgendes zu beachten:
· Das Finanzamt erhält das Recht, außerhalb einer Außenprüfung ohne vorherige Ankündigung
die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und
Kassenausgaben vor Ort zu überprüfen. Dazu gehört auch die Überprüfung des
ordnungsgemäßen Einsatzes der elektronischen Kassen.
· Die Kassennachschau wird durch einen mit der Prüfung betrauten Amtsträger durchgeführt. Hier
sollte man sich vor Prüfungsbeginn den Ausweis und die schriftliche Ermächtigung zur
Kassennachschau (schriftlichen Prüfungsauftrag) zeigen lassen.
· Die Nachschau findet grundsätzlich nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den
Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen während der üblichen werktäglichen Geschäfts- und
Arbeitszeiten statt. Bei bestimmten Branchen auch am Wochenende. Die Kassen-Nachschau
kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch
oder schon gearbeitet wird. Hinweis: Wohnräume dürfen ohne die Zustimmung des
Steuerpflichtigen nicht betreten werden, es sei denn, dass eine dringende Gefahr für die
öffentliche Sicherheit und Ordnung bestehen würde, z.B. bei Anzeichen von
Verdunkelungsgefahr.
· Ist der Unternehmer selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von
denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und
Benutzungsrechte des Kassensystems des Unternehmers verfügen, hat der Amtsträger sich
gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau
aufzufordern. Es sollte daher für den Fall einer möglichen Kassennachschau ein konkreter
Ansprechpartner festlegt werden, an den sich der Prüfer wenden darf.
· Dem Prüfer ist ein Zugang zum Kassensystem zu gewähren und die Auswertung der Daten zu
ermöglichen. Es sind alle Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen
sonstigen Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungs- und Programmieranleitungen) über die
der Kassennachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu
erteilen.
· Der Amtsträger kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog.
„Kassensturz” verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element
der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt. Dies bedingt die
Vorlage eines täglich geführten, kassensturzfähigen Kassenbuchs. Bei offenen Ladenkassen wird
der Prüfer einen Kassensturz verlangen und die Aufzeichnungen der Vortage überprüfen.
· Bei elektronischen Kassen darf der Prüfer eine Übermittlung der Daten verlangen. Die Prüfung
und Auswertung der Daten kann danach im Amt erfolgen.
· Die Kasse soll nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
(GoBD) auch Bestandteil einer Verfahrensdokumentation sein, in der die gesamten Abläufe der
Buchhaltung einschließlich der Vor- und Nebensysteme abgebildet werden. In dieser ist der
Prozess „Kasse“ darzustellen. Zudem ist über ein internes Kontrollsystem (IKS) sicherzustellen
und zu kontrollieren, dass die Bedienung der Kassensysteme nur vom befugten und geschulten
Personal erfolgt. Die Verfahrensdokumentation ist zwar lt. Gesetz bei der Kassennachschau
nicht vorzulegen. Es ist aber zu empfehlen, diese vorzuhalten, um dem Prüfer einen schnelleren
Einblick in den Kassenprozess zu ermöglichen.
· Falls es bei der Kassenführung zu Beanstandungen kommt, kann sofort zu einer Außenprüfung
übergegangen werden. Diese umfasst dann alle betrieblichen Unterlagen und elektronischen
Daten. Auf die Möglichkeit des Übergangs zur Außenprüfung muss der Prüfer vorher aber
schriftlich hingewiesen haben.
· Auch die sogenannte verdeckte Kassennachschau ist zulässig, bei der die Kassenbedienung in
den der Öffentlichkeit zugängigen Geschäftsräumen beobachtet wird, ohne dass sich der Prüfer
ausweisen muss. Ebenso sind Testkäufe zulässig.
· Wird durch die Kassennachschau nachgewiesen, dass das Kassensystem schwerwiegende
Mängel aufweist, kann dies dazu führen, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung verwirft und die Besteuerungsgrundlagen schätzt.