Elektronische Kasse: Bereitstellung von Belegen

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen bei Einsatz eines elektronischen Kassensystems existiert bereits seit 2016. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung legt ergänzend fest, wie das Gesetz in der Praxis umzusetzen ist. In diesem Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Erlass in einigen Punkten geändert.

Der Anwendungserlass befasst sich auch mit der Belegausgabepflicht. Die Ausgabe des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Zahlungsvorgangs erfolgen.

Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kann nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Die Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte besteht. Bereitgestellt ist ein Beleg dann, wenn es dem Kunden möglich ist, diesen entgegenzunehmen.

Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden sowie zur Aufbewahrung besteht nicht.
Das bloße Sichtbarmachen eines Beleges an einem Bildschirm des Verkäufers (Terminal/Kassendisplay) reicht nicht aus.
Die elektronische Bereitstellung eines Beleges bedarf der formlosen Zustimmung des Kunden.
Die digitale Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen, damit Empfang und Sichtbarmachung des Beleges auf dem Endgerät des Kunden mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich ist. Möglich sind zum Beispiel E-Mails, QRCodes, Download-Links, eine Near-Field-Communication (NFC) oder die Darstellung direkt in einem Kundenkonto.